एचएसीसीपी प्रमाणन ऑडिट में सामान्य समस्याएं और प्रतिउपाय

एचएसीसीपी ऑडिट

प्रमाणन ऑडिट छह प्रकार के होते हैं, प्रथम चरण के ऑडिट, दूसरे चरण के ऑडिट, निगरानी ऑडिट, प्रमाणपत्र नवीनीकरण ऑडिट और पुनर्मूल्यांकन।सामान्य समस्याएँ इस प्रकार हैं।

ऑडिट योजना एचएसीसीपी आवश्यकताओं की पूरी श्रृंखला को कवर नहीं करती है

पहले चरण के ऑडिट का उद्देश्य ऑडिटी की एचएसीसीपी-आधारित खाद्य सुरक्षा प्रणाली की पूर्वापेक्षाओं की समीक्षा करना है, जिसमें जीएमपी, एसएसओपी योजना, कर्मचारी प्रशिक्षण योजना, उपकरण रखरखाव योजना और एचएसीसीपी योजना आदि शामिल हैं। कुछ ऑडिटरों ने एचएसीसीपी के कुछ हिस्सों को छोड़ दिया है प्रथम चरण की लेखापरीक्षा के लिए लेखापरीक्षा योजना में आवश्यकताएँ।

ऑडिट योजना में विभाग के नाम ऑडिटी के संगठन चार्ट में विभाग के नाम से मेल नहीं खाते हैं

उदाहरण के लिए, ऑडिट योजना में विभाग के नाम गुणवत्ता विभाग और उत्पादन विभाग हैं, जबकि ऑडिटी के संगठन चार्ट में विभाग के नाम तकनीकी गुणवत्ता विभाग और उत्पादन योजना विभाग हैं;इसमें शामिल कुछ विभाग पैकेजिंग सामग्री गोदामों, सहायक सामग्री गोदामों और तैयार उत्पाद गोदामों को छोड़ देते हैं;कुछ लेखापरीक्षा सामग्रियों की रिपोर्ट किए जाने के बाद, लेखापरीक्षकों को यह नहीं लगा कि लेखापरीक्षा योजना अधूरी थी।

दस्तावेज़ समीक्षा के विवरण को अनदेखा करना

उदाहरण के लिए, कुछ संगठनों ने एक एचएसीसीपी प्रणाली स्थापित की है, लेकिन चूहे के जाल की संख्या प्रदान किए गए जल पाइप नेटवर्क आरेख पर इंगित नहीं की गई है, और उत्पादन कार्यशाला के प्रवाह आरेख और रसद आरेख प्रदान नहीं किए गए हैं, और इसकी कमी है चूहे और मक्खी पर नियंत्रण संबंधी जानकारी, जैसे चूहे और मक्खी पर नियंत्रण।प्रक्रियाएं (योजनाएं), संयंत्र स्थल कृंतक नियंत्रण नेटवर्क आरेख, आदि। कुछ लेखा परीक्षक अक्सर इन विवरणों से अनभिज्ञ होते हैं।

अपूर्ण प्रेक्षणों के रिकार्ड

कुछ लेखा परीक्षकों को सत्यापन के लिए "उत्पाद विवरण और प्रक्रिया प्रवाह आरेख" कॉलम में "प्रवाह आरेख की शुद्धता और पूर्णता सुनिश्चित करने के लिए एचएसीसीपी टीम के सदस्य साइट पर सत्यापन करते हैं या नहीं" की आवश्यकता होती है, लेकिन वे इसे नहीं भरते हैं। अवलोकन परिणाम "अवलोकन परिणाम" कॉलम में आता है।चेकलिस्ट के "एचएसीसीपी योजना" कॉलम में, एक आवश्यकता है कि "एचएसीसीपी दस्तावेज प्रक्रियाओं को मंजूरी दी जानी चाहिए", लेकिन "अवलोकन" कॉलम में, कोई रिकॉर्ड नहीं है कि दस्तावेज़ को मंजूरी दे दी गई है।

प्रसंस्करण चरण गुम

उदाहरण के लिए, ऑडिटी द्वारा प्रदान किए गए चीनी पानी में डिब्बाबंद संतरे के लिए एचएसीसीपी योजना की प्रक्रिया प्रवाह आरेख में "सफाई और ब्लैंचिंग" प्रक्रिया शामिल है, लेकिन "खतरनाक विश्लेषण वर्कशीट" इस प्रक्रिया को छोड़ देती है, और "सफाई और ब्लैंचिंग" का खतरा विश्लेषण नहीं किया जाता.कुछ लेखा परीक्षकों को दस्तावेज़ीकरण और ऑन-साइट ऑडिट में यह नहीं मिला कि लेखापरीक्षिती द्वारा "सफाई और ब्लैंचिंग" प्रक्रिया को छोड़ दिया गया था।

गैर-अनुरूपता वाली वस्तु का विवरण सटीक नहीं है

उदाहरण के लिए, फैक्ट्री क्षेत्र में लॉकर रूम मानकीकृत नहीं है, वर्कशॉप अव्यवस्थित है, और मूल रिकॉर्ड अधूरे हैं।इस संबंध में, ऑडिटर को विशिष्ट बाड़ लगाने का वर्णन करना चाहिए जो फैक्ट्री क्षेत्र में लॉकर रूम में मानकीकृत नहीं है, जहां कार्यशाला गड़बड़ है, और अधूरे मूल रिकॉर्ड वाले प्रकार और वस्तुओं का वर्णन करना चाहिए, ताकि संगठन लक्षित सुधार उपाय कर सके।

अनुवर्ती सत्यापन गंभीर नहीं है

कुछ लेखा परीक्षकों द्वारा जारी प्रथम चरण की गैर-अनुरूपता रिपोर्ट में, "सुधार और सुधारात्मक कार्रवाई की जानी है" के कॉलम में, हालांकि संगठन ने "तांगशुई नारंगी और तांगशुई लोक्वाट के उत्पाद विवरण को संशोधित करें, पीएच और एडब्ल्यू बढ़ाएं" भरा है। मूल्य, आदि सामग्री, लेकिन कोई गवाह सामग्री प्रदान नहीं की गई, और ऑडिटर ने "अनुवर्ती सत्यापन" कॉलम में हस्ताक्षर और पुष्टि भी की।

एचएसीसीपी योजना का अधूरा मूल्यांकन

कुछ लेखा परीक्षकों ने जारी प्रथम चरण की ऑडिट रिपोर्ट में सीसीपी के निर्धारण और एचएसीसीपी योजना के निर्माण की तर्कसंगतता का मूल्यांकन नहीं किया।उदाहरण के लिए, पहले चरण की ऑडिट रिपोर्ट में लिखा था, "ऑडिट टीम द्वारा ऑडिट के बाद, अपूर्ण भागों को छोड़कर।"कुछ लेखा परीक्षकों ने एचएसीसीपी ऑडिट रिपोर्ट के "ऑडिट सारांश और एचएसीसीपी सिस्टम प्रभावशीलता मूल्यांकन राय" कॉलम में लिखा।, "जब व्यक्तिगत सीसीपी निगरानी भटकती है तो उचित सुधारात्मक कार्रवाई करने में विफलता।"

कुछ जवाबी उपाय

2.1 ऑडिटर को पहले यह समीक्षा करनी चाहिए कि क्या ऑडिटी द्वारा दस्तावेजित जीएमपी, एसएसओपी, आवश्यकताएं और एचएसीसीपी दस्तावेज मानक की आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, जैसे कि एचएसीसीपी योजना, दस्तावेजीकरण, प्रक्रिया सत्यापन, प्रत्येक सीसीपी बिंदु की महत्वपूर्ण सीमाएं, और क्या खतरों को नियंत्रित किया जा सकता है। .इस बात की समीक्षा करने पर ध्यान केंद्रित करें कि क्या एचएसीसीपी योजना महत्वपूर्ण नियंत्रण बिंदुओं की ठीक से निगरानी करती है, क्या निगरानी और सत्यापन उपाय सिस्टम दस्तावेजों के अनुरूप हैं, और ऑडिटी द्वारा एचएसीसीपी दस्तावेजों के प्रबंधन की व्यापक समीक्षा करें।
2.1.1 आम तौर पर, निम्नलिखित दस्तावेज़ों की समीक्षा की जानी चाहिए:
2.1.2 संकेतित सीसीपी और संबंधित मापदंडों के साथ प्रक्रिया प्रवाह आरेख
2.1.3 एचएसीसीपी वर्कशीट, जिसमें पहचाने गए खतरे, नियंत्रण उपाय, महत्वपूर्ण नियंत्रण बिंदु, महत्वपूर्ण सीमाएं, निगरानी प्रक्रियाएं और सुधारात्मक कार्रवाइयां शामिल होनी चाहिए;
2.1.4 सत्यापन कार्यसूची
2.1.5 एचएसीसीपी योजना के अनुसार निगरानी और सत्यापन के परिणामों के रिकॉर्ड
2.1.6 एचएसीसीपी योजना के लिए सहायक दस्तावेज़
2.2 ऑडिट टीम लीडर द्वारा तैयार की गई ऑडिट योजना में ऑडिट मानदंड की सभी आवश्यकताओं और एचएसीसीपी प्रणाली के दायरे के सभी क्षेत्रों को शामिल किया जाना चाहिए, ऑडिट विभाग को एचएसीसीपी आवश्यकताओं के प्रासंगिक प्रावधानों को कवर करना चाहिए, और ऑडिट शेड्यूल को पूरा करना चाहिए प्रमाणन निकाय द्वारा निर्दिष्ट समय सीमा आवश्यकताएँ।ऑन-साइट ऑडिट से पहले, ऑडिट टीम को ऑडिटी की प्रोफ़ाइल और खाद्य स्वच्छता के प्रासंगिक पेशेवर ज्ञान से परिचित कराना आवश्यक है।
2.3 ऑडिट चेकलिस्ट की तैयारी में ऑडिट योजना की आवश्यकताओं को शामिल करना आवश्यक है।चेकलिस्ट संकलित करते समय, यह प्रासंगिक एचएसीसीपी प्रणाली और उसके आवेदन मानदंड और संगठन के एचएसीसीपी प्रणाली दस्तावेजों पर आधारित होना चाहिए, और समीक्षा के तरीके पर ध्यान देना चाहिए।लेखा परीक्षकों को संगठन के एचएसीसीपी प्रणाली दस्तावेजों की पूरी समझ होनी चाहिए, संगठन की वास्तविक स्थिति के आधार पर एक चेकलिस्ट संकलित करनी चाहिए, और नमूनाकरण सिद्धांतों पर विचार करना चाहिए।हाथ में मौजूद चेकलिस्ट के आधार पर, ऑडिटर ऑडिट प्रक्रिया में ऑडिट समय और मुख्य बिंदुओं को समझ सकता है, और नई स्थितियों का सामना करने पर चेकलिस्ट की सामग्री को जल्दी या बदल सकता है।यदि ऑडिटर को पता चलता है कि ऑडिट योजना और चेकलिस्ट की सामग्री सटीक नहीं है, जैसे ऑडिट मानदंडों की चूक, अनुचित ऑडिट समय व्यवस्था, अस्पष्ट ऑडिट विचार, नमूने के लिए नमूनों की अनिर्दिष्ट संख्या आदि, तो चेकलिस्ट को संशोधित किया जाना चाहिए। समय।
2.4 ऑडिट स्थल पर, ऑडिटर को सत्यापित प्रक्रिया प्रवाह और प्रक्रिया विवरण के आधार पर उत्पाद पर एक स्वतंत्र खतरा विश्लेषण करना चाहिए, और इसकी तुलना ऑडिटी की एचएसीसीपी टीम द्वारा स्थापित खतरा विश्लेषण वर्कशीट से करनी चाहिए, और दोनों को मूल रूप से होना चाहिए एक जैसा।ऑडिटर को यह निर्णय लेना चाहिए कि क्या ऑडिटी द्वारा संभावित खतरों की पहचान की गई है और उन्हें अच्छी तरह से नियंत्रित किया गया है, और क्या महत्वपूर्ण खतरों को सीसीपी द्वारा नियंत्रित किया गया है।लेखापरीक्षिती यह सुनिश्चित करेगा कि एचएसीसीपी योजना के अनुसार तैयार की गई सीसीपी निगरानी योजना मूल रूप से प्रभावी है, महत्वपूर्ण सीमाएं वैज्ञानिक और उचित हैं, और सुधार प्रक्रियाएं विभिन्न संभावित स्थितियों का सामना कर सकती हैं।
2.5 ऑडिटर ऑडिट रिकॉर्ड और ऑन-साइट सत्यापन के लिए एक प्रतिनिधि नमूना लेते हैं।ऑडिटर को यह निर्णय लेना चाहिए कि क्या ऑडिटी की उत्पाद प्रसंस्करण प्रक्रिया एचएसीसीपी योजना में निर्धारित प्रक्रिया प्रवाह और प्रक्रिया आवश्यकताओं के अनुसार की जा सकती है, क्या सीसीपी बिंदु पर निगरानी मूल रूप से और प्रभावी ढंग से कार्यान्वित की जाती है, और क्या सीसीपी निगरानी कर्मी उन्होंने संबंधित योग्यता प्रशिक्षण प्राप्त कर लिया है और अपने पदों के लिए सक्षम हैं।काम।लेखापरीक्षिती सीसीपी के निगरानी परिणामों को समय पर रिकॉर्ड करने और हर दूसरे दिन इसकी समीक्षा करने में सक्षम होगा।रिकॉर्ड मूल रूप से सटीक, सच्चे और विश्वसनीय होंगे, और उनका पता लगाया जा सकता है;सीसीपी की निगरानी में पाए गए विचलन के लिए संबंधित सुधारात्मक उपाय किए जा सकते हैं;समय-समय पर पुष्टि और मूल्यांकन आवश्यक है।ऑन-साइट ऑडिट को यह पुष्टि करनी चाहिए कि जीएमपी, एसएसओपी और पूर्व अपेक्षित योजनाएं मूल रूप से ऑडिटी द्वारा अनुपालन की जाती हैं और संबंधित रिकॉर्ड रखती हैं;लेखापरीक्षिती पाई गई समस्याओं और ग्राहकों की आवश्यकताओं को समय पर सुधार सकता है।व्यापक रूप से मूल्यांकन करें कि लेखापरीक्षिती द्वारा स्थापित एचएसीसीपी प्रणाली का कार्यान्वयन और संचालन निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करता है या नहीं।
2.6 ऑडिटर को पहले चरण में ऑडिटी द्वारा गैर-अनुरूपता रिपोर्ट को बंद करने का पालन और सत्यापन करना चाहिए, और गैर-अनुरूपता के कारणों, सुधारात्मक कार्रवाइयों की डिग्री और किस हद तक उसके विश्लेषण की सटीकता को सत्यापित करना होगा। गवाह सामग्री आवश्यकताओं को पूरा करती है, और अनुवर्ती स्थिति के सत्यापन निष्कर्ष की सटीकता आदि।
2.7 ऑडिट टीम लीडर द्वारा जारी की गई एचएसीसीपी ऑडिट रिपोर्ट को निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, ऑडिट रिपोर्ट सटीक और पूर्ण होनी चाहिए, इस्तेमाल की गई भाषा सटीक होनी चाहिए, ऑडिटी की एचएसीसीपी प्रणाली की प्रभावशीलता का मूल्यांकन किया जाना चाहिए, और ऑडिट निष्कर्ष होना चाहिए। वस्तुनिष्ठ एवं निष्पक्ष.